メールは即レス派？
仕事でも日常生活でも、毎日のように連絡が届きます。ためてから返事をする人、すぐに返す人、そもそも返さない人。人によって対応はさまざまです。
私は、どんなに忙しくても「すぐに返事をする」ようにしています。なぜなら、たまった通知を見るだけで気が重くなり、やる気がなくなってしまうからです。そしてもう一つ、相手の大切な時間を奪ってしまうのが申し訳ないからです。
もちろん、すぐに返せない内容もあります。よく考える必要がある場合は、時間を取ってから返事をします。でも、見た瞬間に答えられるものであれば、すぐに返すようにしています。
この習慣は、自分の心の安定にも、相手との信頼関係にも役立つと感じています。
怒られた新人時代
社会人になったばかりの頃、私はよくメールをためてしまっていました。
わからない内容には手をつけたくない、今すぐやらなくても困らないと思えるものは後まわしにして、自分が興味を持った仕事ばかりを優先していました。
その結果、相手から催促の連絡が来たり、ひどいときには電話で注意を受けることもありました。そうなると、私はあわててしまい、気持ちが沈んでいきます。やる気が出ず、仕事もおもしろく感じられなくなり、ますます無気力になってしまいました。
そんな経験をしたことで、私は気づきました。
「すぐに返せないなら、知っている人に聞けばいい。時間が必要なら、そのことを伝えればいい」それだけで、相手を待たせずに済むし、自分も気が楽になりました。
それから私は、「返せるときにすぐ返す」というやり方に変えました。返事の早さは、思っている以上に大きな信頼を生む力があると感じています。
返事の早さが生む信頼感
これは仕事だけでなく、ふだんの生活でも同じです。
ある日、友人のAさんから「今週ひまな日ある？予定を立てよう」と連絡が来ました。私はすぐに空いている日をすべて伝えました。すると、Aさんもすぐに返事をくれて、あっという間に予定が決まりました。
一方で、友人のBさんとはなかなか予定が決まりません。返事は一日に一回ほどで、やり取りに時間がかかります。すぐに日程を返せない事情があるのかもしれませんが、毎回同じようなやり取りが続くと、予定を立てるのが難しくなります。
この違いから、私は思いました。
「返事の早さは、その人への信頼につながる」
Aさんのようにすぐに対応してくれると、こちらも安心できますし、話がスムーズに進むため、信頼感も自然と高まります。
逆に、いつも返事が遅いと、「この人に何か頼んでもすぐには動いてくれないかも」と思ってしまうことがあります。
飽き性ほど即レスが大事
人はいつも電話や画面を見ているわけではありません。けれど、見たときにすぐ返すように意識するだけで、気持ちがとても楽になります。そして、相手に対しても誠実な印象を与えられます。
連絡をためるというのは、「後でやればいい」という話ではありません。ためることで読み直す手間がかかり、内容を思い出すのも面倒です。また、相手を待たせてしまい、信頼を失う可能性もあります。
さらに、飽きやすい人にとって、やる気が下がるのはとても危険です。
一度「面倒だな」「つまらないな」と感じてしまうと、どんどん気持ちが離れていきます。そうなる前に、目の前の小さな連絡を片づけてしまう方が、気持ちもすっきりして次に進みやすくなります。
だから私は、すぐに返すことをおすすめします。
そのほうが、自分のためにもなりますし、相手にとってもありがたいことです。
見たらすぐ返す。それだけで、毎日がちょっと軽く、気持ちよくなりますよ。
次回に続く→第16話を読む
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